根據以往經驗，對于如何更合理地協調配置辦公用品設備資源的問題。小編發現傳統的辦公用品采購模式給人們制造了一個認識上的誤區，大家采購辦公用品設備只關注單一產品的性能及其相應帶來的效益，而缺乏全局觀。這樣往往會造成反復投資、設備安置難、電子垃圾增多及難以兼顧公務員使用的便捷性。

        如果全面管理，對辦公用品設備進行平衡部署，將合適的產品組合放置于合適的地點，令不同設備完全滿足不同的需求，同時借助軟件進行統一管理，讓文印處于一個集成的信息系統中，諸多問題也迎刃而解。如打印機是否卡紙，打印網絡是否暢通，哪些辦公用品需要更換耗材，都可以通過軟件即時獲得信息。